Les actions automatiques simplifient votre processus de recrutement en réduisant les tâches manuelles et répétitives. Vous pouvez configurer des actions qui se déclencheront automatiquement lorsqu’un candidat passe à une nouvelle étape dans un pipeline. Cela vous permet de gagner du temps, d’organiser vos tâches et de vous concentrer sur celles qui ont la plus forte valeur ajoutée.
Utiliser les actions automatiques
Vous pouvez créer différentes actions automatiques :
Envoyer un e-mail : choisissez l’expéditeur et le destinataire. Vous pouvez aussi programmer l’envoi à une date et une heure précises. Exemple : envoyer un e-mail automatique à un candidat pour l’inviter à l’étape suivante du processus.
Ajouter une note : ajoutez une note au profil du candidat, par exemple pour informer les autres membres de l’équipe des prochaines étapes.
Ajouter une tâche : attribuez une tâche à un membre de l’équipe ou à vous-même, avec une date d’échéance relative (par exemple, dans 3 jours) ou spécifique. Exemple : rappel d’appeler un candidat afin de donner un retour sur son dernier entretien.
Ajouter des mots-clés : organisez les candidats en ajoutant des mots-clés à leurs profils. Cela facilite le reporting et le filtrage des viviers de talents ou de l’aperçu des candidats.
Ajouter des abonnés : tenez les membres de l’équipe informés en les ajoutant en tant qu’abonnés à un candidat. Grâce aux paramètres de notification, ils seront informés des changements dans le profil candidat.
Attribuer les candidats : attribuez des candidats à des offres ou des viviers de talents. Cela permet de maintenir à jour même de grands viviers de talents et de gérer des processus multi-postes dans Recruitee. Exemple : une présélection suivie d’un long parcours de formation.
Ajouter une demande d’évaluation : demandez à un membre de l’équipe d’évaluer un candidat lorsqu’il passe à une nouvelle étape du pipeline. Cela permet de s’assurer que les membres de l’équipe savent qu’ils devront évaluer ce candidat, et qu’ils utiliseront les bons critères grâce au formulaire d’évaluation sélectionné.
Remarque : votre rôle doit disposer de l’autorisation « Gérer les actions automatiques » pour ajouter ou modifier des actions automatiques dans les pipelines d’offre. De même, lorsqu’un membre de l’équipe dont le rôle n’a pas accès à une fonctionnalité (par exemple, les e-mails) essaie de déplacer ou disqualifier un candidat avec une action automatique, l’action ne sera PAS déclenchée.
Configurer des actions automatiques pour un pipeline d’offre d’emploi
Pour gagner du temps et maintenir un flux de travail cohérent, vous pouvez mettre à jour les modèles de pipeline afin d’appliquer les mêmes actions automatiques à plusieurs offres. Vous pouvez également personnaliser les actions automatiques pour chaque pipeline d’offre individuellement, selon vos besoins de recrutement.
Par exemple : si vous souhaitez que chaque candidat atteignant l’étape « Entretien » reçoive automatiquement un e-mail d’invitation, vous pouvez ajouter cette automatisation à votre modèle de pipeline. Elle s’appliquera alors à toutes les offres utilisant ce modèle.
Pour ajouter des actions automatiques à un modèle de pipeline, procédez comme suit :
1. Accédez à Paramètres > Modèles > Pipeline
2. Cliquez sur l’icône de crayon à côté de l’étape à laquelle vous souhaitez assigner une action automatique.
3. Cliquez ensuite sur Ajouter une action et sélectionnez l’action souhaitée
4. Il est possible d’ajouter plusieurs actions à une même étape de pipeline. Le cas échéant, cliquez sur Ajouter une autre. Quand vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.
5. Les actions automatiques dans une étape du pipeline sont indiquées par une icône d’éclair (⚡).
6. Si vous créez une nouvelle offre après cela, les actions automatiques seront dès le début actives dans le pipeline de cette offre.
Pour ajouter ou modifier une action automatique dans le pipeline d’une offre existante, accédez à l’offre, cliquez sur Modifier, puis sélectionnez Processus dans la barre latérale. Ensuite, suivez les instructions ci-dessus à partir de l’étape 2.
Suspendre ou annuler les actions automatiques
Lorsqu’une action automatisée est déclenchée par un déplacement dans le pipeline, vous verrez une notification à ce sujet. Si vous souhaitez l’arrêter, cliquez simplement sur Pause ou Annuler.
De même, si le candidat est déplacé vers une étape précédente (par exemple, disqualifié avec retour à une étape d’entretien), une fenêtre contextuelle vous demandera si vous souhaitez que l’action automatique liée à cette étape soit de nouveau exécutée.
