Mit den neuen Custom Flows kannst du den Bewerbungsprozess über WhatsApp noch flexibler und kompakter gestalten.
Während das klassische Setup weiterhin ideal ist, um bestehende Bewerbungsstrukturen zu übernehmen, bieten Custom Flows dir zusätzliche Flexibilität bei der Gestaltung der Candidate Experience über WhatsApp.
Im klassischen Setup übernimmt der Bot die vollständige, geführte Abfrage der Bewerbungsfragen im Chat, während der Prozess bei Custom Flows bewusst schlanker gehalten ist und die Interaktion über das eingebettete Formular statt über einen dialoggeführten Chat abläuft.
Ein kompletter Custom Flow wird in einer einzigen WhatsApp-Nachricht gebündelt. Dadurch entsteht ein kompakter, klarer Ablauf ohne viele einzelne Bot-Nachrichten.
Aufbau der Oberfläche
Linke Seite: Flow konfigurieren
Hier definierst du alle Inhalte und Einstellungen deines Bewerbungsflows.
Rechte Seite: Live-Vorschau
Hier siehst du in Echtzeit, wie der Flow im WhatsApp-Chat dargestellt wird.
Schritt-für-Schritt: Flow erstellen
1. Allgemeine Einstellungen
Name des Flows
Interner Name (nur für das Team sichtbar)Nachrichtentext
Die WhatsApp-Nachricht, mit der der Flow versendet wird
(z. B. Einladung zur Bewerbung)Button-Text
Beschriftung des Buttons, der das Formular öffnet
(z. B. „Start application“)Titel des Formulars
Text des Absende-Buttons
2. Jobs zuweisen
Wähle die Jobs aus, für die dieser Flow gelten soll
Optional:
“Diesen Flow für alle Jobs ohne eigenen Flow verwenden”
→ Kann unabhängig von der Online-Bewerbung gestaltet werden und als Standard für ausgewählte Jobs genutzt werden
3. Formular-Komponenten hinzufügen
Jetzt wird der eigentliche Bewerbungsprozess definiert.
Verfügbare Komponenten:
Text → für Fragen oder Einleitungen
Überschrift / Zwischenüberschrift → zur Strukturierung
Feldtypen:
Name (muss immer angegeben werden)
Email
Text
Dropdown (Einzelauswahl)
Mehrfachauswahl
Datum (z. B. Startdatum)
Die Reihenfolge der Komponenten kann jederzeit angepasst werden, sodass der Flow auch nachträglich flexibel optimiert werden kann.
💡Best Practices
Kurze Feldbezeichnungen nutzen
→ WhatsApp erlaubt max. 20 Zeichen pro Feld
→ Längere Fragen immer als Text über dem Feld platzierenStruktur verwenden
→ z. B.:Work Experience
Personal Information
Kompakt bleiben
→ Da der Flow als eine Nachricht versendet wird, lohnt sich ein klarer und fokussierter Aufbau
Übertragung der Antworten nach Recruitee
Jedes Formularfeld ist mit einem Kandidaten-Profilfeld in Recruitee verknüpft
Falls ein Profilfeld noch nicht existiert, wird es automatisch angelegt
Die Antworten werden direkt in das Kandidatenprofil übertragen
⚠️ Hinweis zum Chat-Verhalten:
Innerhalb eines Chat-Flows beantwortet der Bot keine freien Fragen.
Der Flow ist bewusst so gestaltet, dass Kandidaten durch die definierten Schritte geführt werden, um einen strukturierten und effizienten Bewerbungsprozess sicherzustellen.